Bereits seit mehreren Jahren verfügt das Bundesverwaltungsamt über einen fast durchgängigen elektronischen Rechnungsbearbeitungsprozess. Hierzu hat es gemeinsam mit der MACH AG einen Workflow etabliert, der den Beschaffungsprozess umfasst und die zentrale Buchhaltung unterstützt. Die E-Rechnung komplettiert den elektronischen Prozess und ist der letzte Baustein für die medienbruchfreie Bearbeitung. Die automatisierte Übernahme der Daten aus der Rechnung in die Buchhaltungssoftware erspart den Erfassungsaufwand und reduziert dadurch auch die Fehler. Allein an dieser Stelle werden bei jedem Beleg aktuell ca. 1,5 Minuten eingespart. Die Entwicklung der E-Rechnung war ein anspruchsvolles Projekt – das Ergebnis ist ein Standard für die öffentliche Verwaltung, und zwar einer, der sich rechnet. Für die Verwaltung, aber auch für Rechnungssteller. PDF-Rechnungen an das BVA werden von einem Dienstleister mit strukturierten Daten im XML-Format angereichert. So können sie ganz einfach in das MACH E-Rechnungssystem importiert werden. Dann beginnt die eigentliche Rechnungsbearbeitung, in der nur noch ein Abgleich der Rechnungsdaten und die Ergänzung der BVA-spezifischen Haushalts- und Kontierungsdaten erfolgt, was gleich genauer gezeigt wird. Danach wird die Rechnung geprüft und angeordnet und liegt bereit zur Zahlung durch die Bundeskasse. Die E-Rechnung kommt. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen bis zum Jahr 2018/2019. Die EU schafft damit eine zwingende Vorgabe, die sich lohnen wird, denn durch die Übermittlung und Verarbeitung strukturierter Daten können die Prozesse der Rechnungsbearbeitung schneller, sparsamer und sicherer gemacht werden. Zudem wird die Einhaltung organisatorischer Richtlinien und rechtlicher Anforderungen deutlich vereinfacht. So stellt die E-Rechnung nicht nur eine enorme Erleichterung für Ihre Organisation und Mitarbeiter dar, sondern ermöglicht auch noch erhebliche Einsparungen. In der Regel amortisieren sich E-Rechnungsprojekte in einem bis eineinhalb Jahren. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.mach.de/loesungen/software/finanzen/e-rechnung/